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6 conseils pour bien communiquer avec les prestataires de son mariage

par Guillaume Parthenay
Bien communiquer avec les prestataires de son mariage

“Mais pourquoi ne me répond-il pas ? Il ne s’intéresse pas à notre mariage ou quoi ?”. Chers futurs mariés… asseyez-vous il faut que nous parlions de votre relation avec vos prestataires pendant l’organisation de votre union. Traiteur, photographe, fleuriste, DJ, nombreux sont les professionnels qui peuvent vous permettre de vivre le jour dont vous avez toujours rêvé, sans stress. Encore faut-il que la communication entre vous se passe correctement tout au long des préparatifs. Mais pas de panique, entre bon sens et clarté, il n’y a vraiment rien de difficile 😇 ! Trêve de bavardage, voici nos 5 conseils pour bien communiquer avec vos prestataires.

1 – Soyez honnêtes et clairs…

… Sur votre budget 💸

Parlons de votre première rencontre, ou de votre premier contact avec l’un de vos prestataires. Je sais qu’il n’est pas toujours simple de parler directement d’argent… mais croyez-moi : ce n’est pas le moment d’être cachotier et de se sentir mal à l’aise concernant ce sujet.

Lors de votre organisation, soyez le plus honnête, le plus direct et le plus précis possible.
Vous avez un budget ? Donnez-le d’emblée, et n’hésitez pas à le rappeler !

Le prestataire pourra directement se projeter et vous dire très directement s’il peut travailler, ou non, pour vous et vous guider sur les différentes formules envisageables.

Si vous comptiez y aller au bluff en essayant de diviser par deux ou trois le tarif de votre traiteur… ce n’est pas en lui cachant votre enveloppe jusqu’au dernier moment que la situation tournera à votre avantage.

Bien communiquer avec ses prestataires : le budget

 

… Et sur vos envies 🤩

Soyez également précis sur vos besoins et vos envies.

Il est possible que vous pensiez à un prestataire, photographe, traiteur, fleuriste, mais qu’il ne se sent pas capable de répondre à vos attentes.

Exemple : vous souhaitez organiser un repas sophistiqué et végétarien, avec des produits locaux et de saison, pour 120 personnes. Annoncez ces différents détails dès votre arrivée chez le traiteur.

Chaque professionnel a ses spécialités et ses spécificités, assurez-vous que celles-ci rencontrent vos besoins.
N’essayez pas de faire rentrer des ronds dans des carrés pour la seule condition que vous souhaitez aller au plus direct.

Si vous voyez que la liste des concessions pour avancer avec un professionnel est énorme… c’est qu’il est probablement plus raisonnable d’aller solliciter un nouveau.

Gare à la frustration pendant l’organisation ! Elle est souvent multipliée par 10 le jour J !

Bien communiquer avec ses prestataires : les envies

 

2 – Créez une adresse email commune pour l’organisation de votre mariage

Nous vous l’avons déjà conseillé à plusieurs reprises sur ce blog, mais l’un des outils les plus pratiques pour organiser un mariage est… une adresse email commune.

Tout devient ainsi beaucoup plus simple à suivre.

Vous ne vous mélangez pas les pinceaux entre votre adresse pro, votre (ou vos) perso, celle de votre conjoint(e), etc.

En ayant tous les deux accès à cette boîte, vous pourrez ainsi facilement voir si tel ou tel message a déjà été traité… et tout centraliser !

Et bonus non négligeable, une fois que le mariage sera passé… vous pourrez tout simplement supprimer cette boîte ! Et vous savez quoi ? La planète vous remerciera !

Ainsi vous ne saurez plus sollicités par les sites spécialisés, les blogs, et autres newsletters auxquelles vous vous seriez abonné(e)s pour préparer votre mariage…

Votre vie d’après pourra commencer… sans spam 😉

 

3 – Soyez précis dans chaque contrat 🤝

De manière générale, tout accord nécessite un écrit. Vous allez très certainement faire appel à plusieurs professionnels du mariage pour réussir à rendre cette journée encore plus inoubliable.

Mais si tout semble évident et clair dans votre tête, n’hésitez pas à expliciter vos envies auprès des prestataires ! Il est effectivement préférable d’évoquer toutes vos volontés et de préciser la moindre modification ou option supplémentaire sur votre contrat.

Et non, toute modification de contrat n’implique pas une augmentation de tarif, il s’agit juste d’une question de clarté.

Beaucoup de détails peuvent vous paraître ridicules, voire inutiles, mais rien n’est jamais trop clair.

N’hésitez pas à relire vos différents contrats (désolé, ce n’est pas la partie la plus drôle), et dites-vous que ce qui n’est pas écrit n’est pas formalisé.

Au passage, il va de soi que chaque professionnel auquel vous faîtes appel doit être déclaré (pure question de sécurité), et qu’il doit pouvoir vous fournir une facture.

Bien communiquer avec ses prestataires : les contrats

4 – Mesurez bien l’importance et l’urgence de vos demandes 🚑

Comprenez que votre prestataire ne puisse pas vous répondre dans l’instant (voire même dans les 24h). Il est d’ailleurs possible qu’un sujet vous apparaisse urgent, mais qu’il ne le soit pas du tout aux yeux du professionnel. 

Par conséquent, n’hésitez pas à préciser clairement, directement dans votre objet d’email, ou au cours de votre message vocal, quand vous souhaitez avoir une réponse.

Par ailleurs, ne perdez pas de tête la notion de chronologie, de retroplanning. Si votre mariage est dans 12 mois, il y a de très fortes chances que vos prestataires aient d’autres priorités (et c’est normal puisque vous avez fait appel aux meilleurs, donc aux plus sollicités).

Vous verrez, vous apprécierez que ces alliés puissent s’investir pleinement pour vous au cours de votre dernière ligne droite.

On a parfois tendance à le négliger à cause de smartphones, mais il est important de respecter les “horaires de travail” en fonction des canaux de communication que vous utilisez.
Vous avez une idée en tête, vous souhaitez modifier votre bouquet de mariée, revoir la couleur des dragées, faire un point sur la hauteur de la pièce montée… n’appelez pas votre wedding planneuse à 22h30 un samedi, même si vous avez l’impression de très bien vous entendre avec. Et ce constat tient même si elle vous a pourtant dit qu’elle était disponible en permanence pour vous. Préférez l’email dans ces situations. Et on oublie pas quoi ? De lui indiquer que vous avez besoin d’une réponse avant mardi, c’est bien vous avez suivi. 

Donc pour résumé « appel ou texto pendant les heures de boulot, email quand fin de semaine ».

Ah j’allais oublier ! Beaucoup de prestas travaillent les vendredis, samedis et dimanches, il est donc possible que leur lundi soit off. Ne soyez donc pas étonné de ne pas recevoir de réponse détaillée à votre question, de manière ultra directe, si vous envoyez une demande dans ce laps de temps. 

Bien communiquer avec ses prestataires : les urgences

5 – Soyez cohérents et concis 🔥 

Prenez du recul avant de contacter votre presta : votre question est-elle claire ? Votre demande de modification est-elle légitime ? Peut-elle encore évoluer dans les prochains jours (et  pourquoi ne pas donc envoyer votre question à ce moment là)

Plusieurs fleuristes m’ont par exemple confié qu’il n’était pas rare qu’ils reçoivent minimum 1 demande de modification par semaine au cours des 2 mois précédent le mariage… tout ça parce que les futurs mariés n’arrivaient pas à se déconnecter de Pinterest et que leurs envies évoluaient en permanence… 

Si votre demande ne vous semble pas structurée, n’hésitez pas à envoyer un email et à détailler au maximum votre question. Attention, détailler ne veut pas dire étirer. Il ne faut pas comprendre diluer et rendre explicite.
Allez à l’essentiel, ce qui n’empêche pas le respect et la politesse.

Plus votre email sera long… plus le prestataire mettra de temps à vous répondre. 

Pour compléter cette section, ne cherchez pas à multiplier pas les points de contact avec les prestataires.
Vous pourrez avoir l’impression que donner le numéro de téléphone du DJ à votre père, ainsi qu’à vos témoins, et à votre cousin technicien son pourra aider l’organisation… mais dans les faits, privilégiez la centralisation pendant l’organisation.

 

6 – Faites confiance à vos prestataires vos partenaires ! 💪

Vous avez fait appel à des pros pour leur savoir-faire ! 

Si vous avez bien partagé avec eux vos envies, vos doutes, vos inspirations… il est maintenant temps de leur faire confiance et de les laisser faire leur travail. 

Si vous ne leur faites pas confiance… c’est que votre communication n’est pas aboutie… reprenez donc les différents points développés précédemment. 

Il est important que vous sachiez déléguer des missions à des personnes de confiance. C’est d’autant plus simple de le faire lorsqu’il s’agit de leurs métiers !  

Si vous respectez ces 6 points, vous devriez aborder l’organisation de votre mariage dans les meilleurs conditions. Ainsi, la bonne humeur s’invitera à la fête 

Bien communiquer avec ses prestataires : la confiance

C’est bon vous êtes à l’aise avec ce point ?

Si vous désirez vous engager et préparer sereinement votre union, n’hésitez pas à consulter ces articles qui pourraient vous intéresser :

– Les 10 meilleurs conseils pour bien commencer l’organisation d’un mariage
– Comment organiser un mariage en 10 étapes
– Comment organiser un mariage éco-responsable ? 

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